Cosa deve sapere un buon imprenditore

Questa settimana iniziamo a parlare di un nuovo argomento spesso trascurato dagli imprenditori ma dal grande valore: le procedure organizzative.

In ogni azienda, anche nelle più piccole, le procedure esistono già. Sono rappresentate da abitudini quotidiane, da comportamenti consolidati, dalle istruzioni che i colleghi si tramandano a voce o dalle modalità con cui ciascuno ha imparato a svolgere il proprio lavoro.

Questo patrimonio non scritto permette all’organizzazione di funzionare, ma rimane fragile, disomogeneo e spesso invisibile. Ed è proprio in questa invisibilità che si nasconde uno dei principali rischi per l’efficacia e la continuità operativa in azienda.

La formalizzazione delle procedure — cioè la loro descrizione chiara, condivisa e documentata — rappresenta uno strumento fondamentale per portare ordine, responsabilità e qualità all’interno di un’organizzazione.

Quando un’azienda opera basandosi su istruzioni informali, i flussi di lavoro dipendono dalle persone più esperte o più presenti in quel momento. Ciò comporta alcuni effetti tipici: 

• Variabilità: ogni persona interpreta i passaggi in modo leggermente diverso, generando risultati non sempre coerenti. 

• Dipendenza dalle figure chiave: in caso di assenza di collaboratore esperto, parte di ciò che “si sapeva fare” rischia di andare perso. 

• Difficoltà di trasferimento: le nuove risorse faticano a integrarsi perché la conoscenza è implicita e richiede mesi per essere assimilata. 

• Ambiguità e conflitti: la mancanza di chiarezza porta ciascun reparto o collega ad agire secondo logiche proprie, creando incomprensioni. 

La mancanza di formalizzazione non significa assenza di procedure: significa assenza di chiarezza, ripetibilità e responsabilità.

Mettere per iscritto una procedura non significa appesantire l’azienda con burocrazia inutile. Al contrario, significa: 

• rendere visibile ciò che già accade e portarlo a conoscenza degli interessati;

• porre tutti nella condizione di operare con criteri condivisi ;

• fornire riferimenti stabili ovvero chiarire chi fa che cosa e a chi rivolgersi per ogni necessità;

• indicare in modo chiaro come procedere nelle attività quotidiane.

La formalizzazione permette di: 

✔ Creare chiarezza e linguaggio comune 

Quando tutti hanno accesso allo stesso documento, sanno esattamente cosa fare, in che ordine e con quali criteri di qualità. Le ambiguità si riducono e il lavoro scorre più fluido. 

✔ Favorire decisioni coerenti 

Una procedura ben scritta guida le scelte operative, riducendo l’arbitrarietà e assicurando che le decisioni siano in linea con gli obiettivi dell’azienda. 

✔ Migliorare la comunicazione tra funzioni 

Quando i passaggi sono definiti, i reparti sanno cosa aspettarsi gli uni dagli altri. Le interdipendenze diventano chiare, le responsabilità sono evidenti e la collaborazione migliora. 

✔ Ridurre errori e inefficienze 

La standardizzazione elimina passaggi superflui e fraintendimenti che spesso generano rallentamenti e costi nascosti. 

✔ Accelerare la formazione 

Le nuove risorse possono apprendere più velocemente perché hanno a disposizione una guida concreta, aggiornata e validata.

Le procedure formalizzate non solo aiutano a operare meglio oggi, ma costituiscono un vero asset strategico per il futuro dell’azienda. A tal proposito, infatti:

• favoriscono la continuità operativa anche in caso di turn-over o crescita rapida;

• semplificano le attività di audit e certificazione (es. qualità, sicurezza, ambiente);

• rendono l’azienda più scalabile, perché permettono di replicare processi efficaci senza reinventarli ogni volta;

• supportano la cultura organizzativa, poiché definiscono comportamenti attesi e standard condivisi. 

Formalizzare significa mettere ordine, ma soprattutto attribuire valore alla conoscenza interna, trasformandola da sapere individuale a patrimonio collettivo.

Nel prossimo articolo scopriremo come si può formalizzare una procedura “non scritta”.

A cura di Egidio Veronesi

Negli articoli delle scorse settimane abbiamo parlato dell’Intelligenza Artificiale e di come possa supportarci nella gestione quotidiana della nostra impresa.

Eppure, molti imprenditori faticano ad accogliere queste innovazioni, perché la loro introduzione richiede di cambiare le proprie azioni, l’approccio, il metodo e i criteri di valutazione.

Nella nostra attività di consulenti, ci scontriamo spesso (purtroppo) con la difficoltà di tanti imprenditori nell’accettare il cambiamento. E questo non va bene:

il cambiamento non è più una possibilità: è la condizione naturale delle organizzazioni moderne che vogliono evolversi e rimanere al passo.

Nonostante la consapevolezza che innovazione e adattamento siano essenziali, la prima reazione umana continua spesso a essere la resistenza. Non è un limite personale né professionale: è biologico, culturale ed emotivo.

Il nostro cervello cerca sicurezza e familiarità, la cultura delle organizzazioni tende a ripetere ciò che ha funzionato in passato e le emozioni amplificano la paura dell’ignoto: “E se fallisco?  E se cambio e peggioro?”  E quanto mi costa il cambiamento in termini di investimenti, di formazione, di assistenza futura? E quali benefici avrò? Lo mostrano anche molti esempi celebri della storia: l’invenzione del vapore, del telefono, del computer, di Internet — tutte rivoluzioni che inizialmente sono state liquidate come idee prive di futuro.

Il paradosso è che oggi viviamo in un mondo che cambia più velocemente di quanto possiamo prevedere, mentre molte decisioni vengono ancora prese con logiche di ieri. È qui che nasce il vero rischio.

Il problema non è il cambiamento, ma la resistenza al cambiamento. Restare nella zona di comfort significa preservare routine, controllabilità, abitudini. Nella zona di apprendimento — quella in cui si sperimenta, si sbaglia, si migliora — nasce, invece, l’innovazione.

Rifiutare la novità porta alla paralisi; accoglierla genera crescita. Come ha dimostrato Thomas Edison: non esistono mille fallimenti, ma mille tentativi necessari per trovare la soluzione. È un cambio di prospettiva prima ancora che di competenze.

Ogni fase del cambiamento attraversa emozioni precise: negazione, resistenza, esplorazione, accettazione. Essere consapevoli di questo passaggio non elimina l’incertezza, ma rende possibile viverla con lucidità e guidarla, invece di esserne travolti.

Nei mesi scorsi, il nostro Studio ha scelto di approfondire il tema attraverso una formazione dedicata tenuta da Roberto Franzini di Synergie Italia, con l’obiettivo di riconoscere i meccanismi che bloccano l’innovazione e trasformarli in competenze, coraggio e visione.

È stato un momento prezioso per sviluppare una mentalità orientata al “possiamo farlo” invece che al “abbiamo sempre fatto così”.

Perché il futuro non appartiene a chi lo resiste, ma a chi lo costruisce.

Una domanda semplice può essere l’inizio: Qual è un piccolo passo che posso fare da domani per essere parte attiva del cambiamento?

E ancora: Cosa posso fare per migliorare la mia azienda e la sua competitività e la sua marginalità?  Quali procedure posso adottare per migliorare la mia organizzazione e definire in modo puntuale a chi fanno capo le varie responsabilità?

La risposta può essere nel cambiamento e l’IA può dare un grande aiuto, anche solo per definire i propri obiettivi.

A cura di Silvia Veronesi

Responsabile marketing e comunicazione

Questa settimana ci concentriamo sull’Intelligenza Artificiale (IA) e su come può essere utilizzata per la gestione completa di un’azienda commerciale all’ingrosso, offrendo spunti utili a ogni imprenditore che desidera progredire nell’efficienza dei processi aziendali.

Negli ultimi anni l’Intelligenza Artificiale sta infatti rivoluzionando non solo i settori tecnologici, ma anche il mondo del commercio tradizionale.

Le aziende all’ingrosso, da sempre impegnate a bilanciare ordini, giacenze e consegne, stanno trovando in essa un alleato strategico per aumentare l’efficienza e ridurre gli sprechi. In questo scenario, un ‘applicazione basata sull’IA – un vero e proprio “Agent”, ossia un sistema autonomo capace di leggere i dati che gli sono forniti o a cui ha accesso e di agire in modo proattivo con suggerimenti e azioni – può svolgere diverse funzioni tra cui:

• controllare automaticamente le giacenze di magazzino;
• predisporre gli ordini di riassortimento;
• ottimizzare e pianificare i flussi di consegna;
• analizzare la rotazione dei prodotti e proporre strategie di marketing.

In altre parole, l’IA si comporta come un assistente virtuale autonomo che gestisce in modo intelligente buona parte dei processi aziendali, collaborando con il personale umano. E’ sempre il personale umano che mantiene un ruolo di supervisione, controllo e indirizzo.

Immaginiamo l’IA come un “agente” digitale capace di acquisire e analizzare in tempo reale i dati provenienti dal gestionale aziendale: flussi degli ordini, livelli di magazzino, tempi di consegna e richieste dei clienti.
Questo agente non si limita a osservare: gestisce attivamente il ciclo operativo, prendendo decisioni basate su algoritmi di previsione e analisi statistica.

Una delle funzioni principali dell’IA è il monitoraggio dei flussi degli ordini, riconoscendo modalità e stili di acquisto, nonché le tendenze stagionali.
Sulla base di questi dati, il sistema verifica le giacenze di magazzino e attiva automaticamente gli ordini di riassortimento quando le scorte scendono sottosoglia.
In questo modo, l’azienda mantiene livelli ottimali di merce, evitando sia gli eccessi di stock che le mancanze a scaffale.

Una volta preparati gli ordini, l’agente intelligente è in grado di programmare le consegne, coordinando corrieri e aziende di trasporto.
L’IA valuta i carichi, le destinazioni e i tempi di consegna per ridurre i costi logistici e ottimizzare i percorsi di distribuzione, migliorando così il servizio al cliente.

Oltre agli aspetti operativi, l’Intelligenza Artificiale fornisce anche report e analisi predittive per la direzione aziendale.
Segnala, infatti, gli articoli a bassa rotazione, suggerendo possibili strategie di marketing o promozioni per stimolarne la vendita.
Con strumenti di analisi avanzata, l’IA può inoltre prevedere la domanda futura, aiutando l’azienda a pianificare meglio gli acquisti e gli investimenti.

L’introduzione dell’Intelligenza Artificiale non sostituisce le persone, ma le affianca, liberandole dai compiti ripetitivi e lasciando spazio ad attività di maggiore valore aggiunto: pianificazione, relazioni commerciali, innovazione.
Per le aziende all’ingrosso, l’IA rappresenta oggi una leva competitiva decisiva, capace di trasformare i dati in azioni concrete e migliorare la redditività complessiva.

A cura di Egidio Veronesi

Nell’articolo della settimana scorsa abbiamo approfondito il tema della manutenzione predittiva, strumento fondamentale per prevenire i guasti e i fermi di produzione in azienda.

In questa occasione analizziamo invece la programmazione intelligente della produzione, un approccio che consente di ottimizzare l’impiego delle risorse. Costituisce un vantaggio decisivo non solo per le aziende che operano con macchinari (torni, confezionatrici ecc.), ma anche per le imprese che operano nel campo dei servizi produttivi come, ad esempio, l’edilizia e l’impiantistica e per le imprese commerciali.

In molte aziende, la pianificazione dei cicli produttivi o economici rappresenta un vero e proprio rompicapo: occorre coordinare l’utilizzo delle macchine, la disponibilità delle materie prime, la pianificazione del personale e i tempi di consegna, tenendo conto di vincoli, imprevisti e della disponibilità del magazzino.

Per affrontare queste complessità, può entrare in gioco l’Intelligenza Artificiale (IA). Attraverso algoritmi di ottimizzazione e di apprendimento automatico, l’IA è in grado di pianificare e riorganizzare la produzione in modo dinamico ed efficiente.

Un sistema di programmazione intelligente analizza i dati storici presenti nel database aziendale (ordini, tempi di produzione, scarti, consumi) e li combina con informazioni in tempo reale (stato delle macchine, disponibilità di materiali, priorità dei clienti). Spesso è sufficiente inserire i dati provenienti dal gestionale aziendale, consentire l’accesso alle email relative ai rapporti con clienti e fornitori ed aggiungere alcune informazioni organizzative (organigramma, ruoli e procedure).

Sulla base di questi elementi, l’IA genera automaticamente la sequenza di lavorazioni più efficiente, minimizzando i tempi di attesa e i cambi di set-up, fino ad arrivare alla programmazione quasi completa dell’intera produzione.

Inoltre, quando si verificano imprevisti — come il guasto di una macchina, un ritardo nella fornitura o una variazione dell’ordine — l’IA ricalcola in pochi secondi un nuovo piano di produzione che tiene conto di tali avvenimenti.

L’adozione della programmazione intelligente della produzione comporta numerosi benefici, tra cui:

• Maggiore flessibilità: la produzione si adatta rapidamente a cambiamenti della domanda o a imprevisti operativi.
• Riduzione dei tempi di consegna: grazie a una pianificazione più precisa e aggiornata in tempo reale.
• Utilizzo ottimale delle risorse: macchine, personale e materiali sono sempre impiegati al meglio.

Un esempio concreto è quello di un’azienda che produce componenti meccanici con decine di commesse in lavorazione contemporaneamente. In questo caso, un sistema di programmazione intelligente può suggerire la sequenza ottimale di lavorazioni, tenendo conto delle priorità dei clienti, della disponibilità dei materiali e delle capacità delle macchine. Il risultato è una riduzione significativa dei tempi di setup ed un miglioramento della puntualità nelle consegne.

La combinazione di manutenzione predittiva e programmazione intelligente rappresenta un passo concreto verso la fabbrica del futuro: un ambiente produttivo connesso, flessibile e orientato al miglioramento dell’organizzazione.

L’IA consente di ridurre sprechi, consumi energetici e costi operativi, contribuendo anche alla sostenibilità ambientale. Ma soprattutto, permette alle aziende di prendere decisioni basate su dati e non su ipotesi, migliorando la qualità del lavoro e la competitività nel lungo periodo.

In conclusione, l’Intelligenza Artificiale non è un sostituto dell’esperienza umana, bensì un prezioso alleato che amplifica la capacità delle persone e delle organizzazioni di prevedere, adattarsi e migliorare continuamente.

A cura di Egidio Veronesi

L’Intelligenza Artificiale (IA) sta diventando uno strumento pratico per migliorare l’efficienza e la competitività delle aziende manifatturiere. In un contesto in cui la produttività, la qualità e la sostenibilità sono fattori decisivi, l’IA offre un grande vantaggio: la capacità di trasformare enormi quantità di dati in decisioni operative e indicazioni utili.

Tra le applicazioni più significative in ambito industriale ci sono la manutenzione predittiva e la programmazione intelligente della produzione. Entrambe si basano su un principio comune: usare i dati dell’azienda per anticipare, ottimizzare e prendere decisioni più rapide e informate.

In molte realtà produttive, la manutenzione dei macchinari è ancora gestita in modo reattivo: si interviene solo a seguito di un guasto. Questo approccio, definito “correttivo”, comporta costi elevati, interruzioni impreviste e perdite di produttività.

Un’evoluzione rispetto a tale approccio è rappresentata dalla manutenzione preventiva, che si basa su interventi programmati a intervalli regolari. Tuttavia, non sempre questo metodo è efficiente: si rischia, infatti, di sostituire componenti ancora funzionanti o, al contrario, di non riuscire ad evitare un guasto inatteso.

L’Intelligenza Artificiale permette di compiere un salto qualitativo ulteriore attraverso la manutenzione predittiva: le macchine diventano in grado di monitorare in autonomia il proprio stato di salute. Grazie a speciali sensori IoT (Internet of Things), vengono raccolti continuamente dati relativi a vibrazioni, temperature, pressioni, consumi energetici e altri parametri operativi. Queste informazioni vengono poi elaborate da algoritmi di machine learning che individuano pattern anomali o segnali di degrado. Ad esempio, un aumento anomalo del consumo di elettricità può essere il sintomo evidente di attriti nelle parti meccaniche deteriorate.

In questo modo, la macchina “avverte” quando qualcosa non funziona correttamente: gli algoritmi stimano la probabilità di un guasto e suggeriscono quando intervenire, prima che il problema si manifesti realmente.

L’adozione della manutenzione predittiva offre vantaggi immediati:

• Riduzione dei tempi di fermo: la produzione continua senza interruzioni improvvise o con fermi pianificati nei momenti più opportuni.
• Ottimizzazione dei costi di manutenzione: si interviene solo quando necessario, riducendo sprechi di tempo e ricambi.
• Aumento della sicurezza e della qualità: le macchine lavorano sempre in condizioni ottimali.

Esempio concreto: in una linea di produzione di motori elettrici, l’analisi dei dati sulle vibrazioni dei cuscinetti ha permesso di prevedere con due settimane di anticipo un guasto che avrebbe potuto fermare l’intera linea per diversi giorni. Un semplice intervento preventivo ha evitato una perdita di decine di migliaia di euro.

La manutenzione predittiva rappresenta dunque una forma di “intelligenza operativa” che trasforma la manutenzione da centro di costo a leva di efficienza e continuità produttiva.

Nonostante i numerosi vantaggi, l’introduzione dell’IA nella produzione non è priva di sfide.
È necessario disporre di una infrastruttura digitale solida: sensori, sistemi di raccolta dati, piattaforme cloud e una buona integrazione tra i diversi reparti aziendali (produzione, manutenzione, logistica, qualità).

Accanto agli aspetti tecnici, emerge anche una sfida culturale: i dati e gli algoritmi da soli non bastano. È fondamentale che le persone — tecnici, operatori, manager — comprendano il valore dell’IA e imparino a interpretarne i risultati. L’intelligenza artificiale, infatti, non sostituisce il giudizio umano, ma lo potenzia.

Infine, va posta grande attenzione alla sicurezza dei dati: le informazioni raccolte devono essere protette, gestite in modo trasparente e usate nel rispetto delle normative sulla privacy e sulla proprietà industriale.

La prossima settimana tratteremo della cosiddetta “programmazione intelligente”.

A cura di Egidio Veronesi

Oltre a migliorare i processi interni e l’efficienza produttiva, l’Intelligenza Artificiale (IA) può offrire un contributo importante nelle ricerche di mercato, aiutando gli imprenditori a orientare in modo più consapevole le proprie scelte di sviluppo e investimento.

Grazie alla capacità di analizzare grandi quantità di dati — provenienti da fonti pubbliche, social network, trend di settore e banche dati economiche — gli algoritmi di IA permettono di individuare:

• Aree geografiche o settori in crescita, dove la domanda è in aumento o la concorrenza è ancora limitata;
• Nuove opportunità di mercato, coerenti con le caratteristiche produttive e le competenze distintive dell’azienda;
• Comportamenti e preferenze dei consumatori, utili per affinare l’offerta o sviluppare nuovi prodotti.

È fondamentale, tuttavia, che le analisi siano sempre integrate con la reale capacità produttiva e organizzativa dell’impresa: l’IA è un supporto, non un sostituto dell’esperienza imprenditoriale.

Di seguito qualche esempio di utilizzo dell’IA, con l’obiettivo di offrire spunti di riflessione pratica. Ogni buon imprenditore potrà cominciare a sperimentare, analizzare i risultati ottenuti e progressivamente affinare le proprie ricerche e strategie.

Si consideri un’azienda che produce saponi e detergenti per l’igiene personale conto terzi, con marchi private label.
L’obiettivo è individuare nuovi potenziali clienti, cioè aziende o catene distributive interessate a esternalizzare la produzione.

Attraverso l’IA è possibile:

• Analizzare quali marchi di cosmetica, farmacie o catene retail stanno ampliando le proprie linee di prodotti per la cura del corpo;
• Monitorare i trend di consumo (prodotti naturali, packaging sostenibile, formule ipoallergeniche);
• Incrociare questi dati con le capacità produttive e le certificazioni dell’azienda per identificare i segmenti più coerenti;
• Individuare nuovi mercati o aree geografiche con minore concorrenza ma alta domanda potenziale.

Il risultato è una mappatura chiara e aggiornata delle migliori opportunità commerciali, basata su dati concreti e non solo su intuizioni.

Un’altra applicazione pratica riguarda un’impresa che commercializza materiali edili, operando principalmente nella propria provincia e in quelle limitrofe.
In questo caso, l’IA può diventare un alleato prezioso per identificare nuovi clienti e potenziare la rete commerciale.

Gli strumenti di analisi basati sull’IA possono:

• Incrociare i dati di cantieri aperti, nuove costruzioni e ristrutturazioni rilevabili da fonti pubbliche o piattaforme di appalti;
• Analizzare le tendenze del mercato locale (ad esempio, l’aumento di ristrutturazioni sostenute da incentivi edilizi);
• Identificare imprese di costruzione, studi tecnici o rivenditori secondari che acquistano materiali compatibili con la gamma offerta;
• Segmentare i potenziali clienti in base a volume di acquisto, localizzazione e tipologia di intervento, suggerendo azioni commerciali mirate.

In questo modo, l’azienda può concentrare le proprie risorse su clienti ad alto potenziale, migliorando la pianificazione delle vendite e la copertura territoriale.

Un ulteriore passo avanti riguarda la possibilità di utilizzare l’Intelligenza Artificiale non solo per analizzare il presente, ma anche per prevedere le evoluzioni future del mercato.

Si pensi a un’azienda che produce abbigliamento capospalla femminile di fascia medio-bassa, con un proprio campionario e una clientela costituita da dettaglianti.

Attraverso l’IA è possibile:

• Analizzare i trend di consumo e i cambiamenti nei gusti delle consumatrici, ad esempio attraverso l’analisi dei contenuti sui social e dei dati di vendita online;
• Valutare l’andamento del potere d’acquisto e delle preferenze di spesa nei diversi segmenti di mercato;
• Individuare nuovi canali di vendita o mercati emergenti, come marketplace digitali o paesi dove la domanda per prodotti accessibili ma di qualità è in crescita;
• Simulare scenari previsionali sul medio periodo, per comprendere quali linee di prodotto o stili potranno avere maggiore successo.

L’imprenditore può così ottenere un vero e proprio “parere analitico” sul futuro del proprio settore, basato su dati e tendenze reali, e non solo sull’esperienza o sull’intuizione. L’intuizione va supportata e verificata con dati concreti!

L’impiego dell’Intelligenza Artificiale nelle ricerche di mercato e nell’analisi delle opportunità di business consente alle imprese di passare da un approccio basato sull’esperienza ad uno guidato dai dati, più rapido e preciso.
Le informazioni raccolte diventano così uno strumento per orientare le strategie commerciali, individuare nuovi canali di vendita e ridurre il rischio nelle proprie decisioni.

A cura di Egidio Veronesi

Nell’attuale mondo del lavoro, caratterizzato da tempi sempre più stretti e da una mole crescente di comunicazioni, ogni minuto risparmiato rappresenta un valore aggiunto.
In questo scenario, l’Intelligenza artificiale (IA) si sta rivelando uno strumento prezioso: non solo come tecnologia innovativa, ma come un vero e proprio assistente digitale, capace di supportare manager, impiegati e team commerciali nelle attività quotidiane.

Quante ore alla settimana si perdono per scrivere email o lettere? Con l’IA, questo tempo può essere drasticamente ridotto.
Infatti, è possibile chiedere all’Intelligenza artificiale di redigere messaggi professionali – ad esempio una risposta ad un cliente o una comunicazione interna – semplicemente fornendo poche istruzioni: “Scrivi una risposta cortese a un cliente che chiede un preventivo, proponendo un incontro conoscitivo”. In pochi secondi, viene generato un testo chiaro, coerente e personalizzabile, che può essere adattato con piccoli ritocchi.
Il risultato? Una notevole riduzione dei tempi di scrittura e una maggiore disponibilità per le attività strategiche e di valore.

Uno degli aspetti più interessanti dell’Intelligenza artificiale è la sua capacità di analizzare e comprendere documenti complessi come lettere, contratti, email, reclami e persino di scrivere risposte. È sufficiente caricare un documento e fornire una breve istruzione, ad esempio: “Leggi questa lettera di un fornitore e scrivi una risposta che ringrazi per la collaborazione e confermi la nuova data di consegna.”

In pratica, si comporta come una segretaria digitale super efficiente: legge, interpreta e scrive in modo rapido e coerente. Questo consente di gestire grandi volumi di comunicazioni, mantenendo un elevato standard qualitativo.

L’obiettivo dell’Intelligenza artificiale non è sostituire le persone, ma semplificare e ottimizzare il lavoro. La sensibilità umana, la capacità di giudizio e la conoscenza del contesto restano fondamentali ed insostituibili.

L’IA offre semplicemente un supporto intelligente, eliminando le attività ripetitive e lasciando più spazio alle decisioni e alla creatività. Inoltre, non commette errori di ortografia e accetta sempre le correzioni con disponibilità, senza “brontolare”.

Integrare strumenti di Intelligenza artificiale nella comunicazione aziendale significa:

• ridurre i tempi di risposta;
• mantenere uno stile comunicativo coerente;
• migliorare la qualità dei testi;
• gestire grandi volumi di messaggi in modo organizzato;
• liberare risorse per attività a maggior valore aggiunto.

L’IA diventa così un alleato strategico, capace di aumentare la produttività e rendere le relazioni con i partner dell’azienda più professionali, fluide e veloci.

Conclusione

Pensare all’Intelligenza artificiale come ad una “segretaria super efficiente” non è più fantascienza, ma una realtà concreta e già disponibile per molte aziende.
Chi saprà sfruttarla al meglio avrà un vantaggio competitivo tangibile: una comunicazione più efficace, tempi ottimizzati e una gestione del lavoro decisamente più intelligente.

Nel prossimo articolo parleremo di come utilizzare l’Intelligenza artificiale per aumentare il proprio business.

A cura di Egidio Veronesi

Negli ultimi anni si parla sempre più spesso di Intelligenza artificiale (IA o AI in inglese) e delle sue numerose applicazioni nei contesti professionali. Tuttavia, le domande che si pongono molti imprenditori sono le seguenti: come può aiutarmi l’Intelligenza artificiale nella gestione quotidiana della mia impresa? Quale supporto può darmi nella pianificazione del futuro aziendale?

La riposta non è semplice: ogni giorno nascono applicativi basati sull’IA che vengono proposti in modo sempre più diffuso e con promesse spesso entusiasmanti. Si tratta di un mercato in rapida espansione, nel quale in tanti si stanno lanciando (o buttando) come se si trattasse di un nuovo “Eldorado”. In parte lo è, perché l’IA rappresenta una piccola rivoluzione tecnologica, paragonabile a quella introdotta dal personal computer o dallo smartphone.

Contrariamente a quanto si tende a credere, l’Intelligenza artificiale non è una scoperta recente: gli studi su algoritmi generativi risalgono a qualche decennio fa ed ora, siamo entrati nella fase della prima maturità e dell’accesso alle sue funzionalità da parte del grande pubblico.

Un fenomeno analogo avvenne per i computer: nati negli anni 20 del secolo scorso, divennero strumenti realmente accessibili solo a partire dagli anni 80.

Nei prossimi articoli analizzeremo le principali applicazioni pratiche dell’IA in azienda, con particolare attenzione agli strumenti che possono realmente migliorare l’efficienza gestionale.

In questo primo approfondimento, in particolare, ci concentreremo sulle applicazioni dell’IA in campo contabile, ovvero sulla capacità dell’IA di aiutare gli impiegati amministrativi nell’eseguire le operazioni di routine.

Esistono numerosi applicativi spesso collegati ai gestionali aziendali che vengono utilizzati per automatizzare le operazioni di routine. Grazie alla progressiva standardizzazione dei documenti contabili – a partire dalla fattura elettronica che ha un tracciato standard e quindi facilmente leggibile da un programma -, è possibile sviluppare sistemi capaci di leggere, interpretare e registrare i documenti in modo automatico.

Tra le applicazioni più interessanti vi sono i sistemi capaci di registrare automaticamente le fatture e di predire i conti di imputazione (scegliendo dal piano dei conti aziendale), riducendo così drasticamente i tempi di lavorazione e gli errori umani.

Grazie a modelli di machine learning, questi sistemi analizzano il contenuto delle fatture elettroniche — descrizioni, codici IVA, importi, fornitori — e sono in grado di proporre in tempo reale la corretta registrazione contabile. Con l’uso continuo, l’algoritmo impara dalle scelte dell’operatore e diventa sempre più preciso, fino ad automatizzare la maggior parte delle operazioni ripetitive.

L’impatto è duplice: da un lato si velocizza il lavoro amministrativo, liberando risorse preziose; dall’altro si ottengono dati più accurati e aggiornati, che migliorano l’analisi gestionale e la pianificazione finanziaria.

Un’altra applicazione dell’Intelligenza artificiale in ambito contabile riguarda la registrazione automatica delle movimentazioni bancarie.

Grazie all’integrazione tra i gestionali aziendali e gli estratti conto digitali o i sistemi di home banking, gli algoritmi di IA sono in grado di leggere e interpretare in modo intelligente le operazioni bancarie — bonifici, incassi, pagamenti, addebiti, carte di credito — e di associare automaticamente ciascun movimento al relativo conto contabile o cliente/fornitore.

Il sistema, anche in questo caso, apprende progressivamente dalle scelte effettuate dagli operatori, riconoscendo pattern ricorrenti come il mittente, la causale o l’importo. Dopo un breve periodo di “training”, è in grado di proporre registrazioni con un grado di precisione molto elevato.

L’uso dell’Intelligenza artificiale per la riconciliazione bancaria automatica consente quindi di trasformare un processo molto oneroso e ripetitivo in semplici operazioni di controllo della quadratura (riconciliazione) a fine mese o eventualmente in poche registrazioni dei movimenti che il sistema non riesce ad acquisire.

Nel prossimo articolo parleremo di come utilizzare l’IA come una “segretaria virtuale” veloce ed efficiente.

A cura di Egidio Veronesi

Per concludere la trattazione dei contratti aziendali, oggi affrontiamo un aspetto di crescente attualità:

l’utilizzo sempre più massiccio (e talvolta invasivo) dell’Intelligenza artificiale per la redazione di accordi e contratti.

A partire dalla prossima settimana, approfondiremo poi il tema dell’Intelligenza artificiale (la cosiddetta IA in italiano o AI in inglese) e vedremo come può essere utilizzata per migliorare la gestione della propria impresa. Non si tratterà di un’analisi tecnica, ma di una serie di spunti pratici dai quali ciascun imprenditore potrà avviare un proprio percorso di approfondimento e sviluppo.

Tornando al tema odierno, oggigiorno si ricorre sempre più spesso a strumenti disponibili gratuitamente come ChatGPT, Gemini e altri per ottenere bozze contrattuali in tempi rapidissimi. Ma funzionano davvero bene questi strumenti?

Analizziamone in breve sintesi i pregi, i difetti e i rischi.

L’uso dell’IA per predisporre accordi contrattuali presenta indubbi benefici come la velocità di redazione: anziché ricercare in rete modelli standard che appaiano adatti alle nostre esigente, è sufficiente inserire nello strumento di IA una richiesta specifica, ad esempio: “Vorrei un contratto tra la mia società e un cliente per un lavoro che devo eseguire su un cantiere e che consiste nella costruzione di un muro.”

Il sistema genera una prima bozza, che può poi essere modificata e integrata con i dati delle parti come nominativi, codici fiscali e partite IVA. In pochi istanti, il programma ci fornisce un contratto che, a prima vista, appare ben strutturato e redatto da un professionista.

Dal punto di vista giuridico, probabilmente il contratto avrà valore legale, poiché la legge richiede soltanto la presenza di alcuni elementi essenziali. Tali elementi sono indicati all’articolo 1325 del Codice civile: l’accordo, la causa, l’oggetto e la forma quando è prevista dalla legge a pena di nullità (argomento trattato in due precedenti articoli che potete rileggere ai seguenti link:

Cosa deve contenere un contratto: gli elementi essenziali per la sua validità  

Forma del contratto: scritta o verbale? Facciamo chiarezza | M&W

In mancanza di uno di questi requisiti, interviene comunque il Codice civile con le proprie disposizioni e in difetto il giudice, qualora le parti si facciano causa.

I limiti dell’IA

Davvero possiamo ritenerci al sicuro affidandoci esclusivamente ad un testo generato dall’IA?

Nonostante i vantaggi, è bene ricordare che l’IA non “comprende” il diritto come un professionista legale. I sistemi generativi producono testi basati su una grande quantità dati, ma non possiedono una comprensione giuridica vera e propria. Questo può generare formulazioni ambigue, clausole incomplete o errori sottili ma potenzialmente gravi.

1. Ambiguità legale e clausole inadeguate: un contratto deve essere preciso, coerente e inequivocabile. L’IA può generare testo “linguisticamente corretto” ma giuridicamente incerto. Una clausola mal formulata può causare interpretazioni controverse, contenziosi o addirittura l’invalidità dell’intero accordo.

2. Non conformità alle normative: ogni contratto deve rispettare le leggi del paese (e spesso del settore) in cui viene applicato. L’IA, se non adeguatamente aggiornata o programmata per un contesto specifico, può ignorare obblighi normativi rilevanti, esponendo l’impresa a rischi legali o sanzioni.

3. Mancanza di responsabilità: in assenza di supervisione umana qualificata, l’impresa può trovarsi in una situazione difficile da gestire, sia sul piano legale che reputazionale. Il software non risponde delle conseguenze derivanti dal contratto e le responsabilità ricadono interamente su chi sottoscrive il contratto.

4. Rischi per la privacy e la sicurezza dei dati: molti strumenti IA funzionano su piattaforme cloud e richiedono l’inserimento di dati aziendali riservati. Senza le dovute precauzioni, questi dati possono essere conservati, analizzati o condivisi senza pieno controllo, con possibili violazioni del GDPR o di altre normative sulla protezione dei dati.

5. Rischi di natura fiscale: difficilmente un programma di Intelligenza artificiale è in grado di valutare i risvolti fiscali di un contratto commerciale. La normativa fiscale è complessa, articolata e stratificata in decenni di modifiche, rimandi, interpretazioni, prassi e giurisprudenza. Anche un professionista può incontrare difficoltà; è quindi impensabile che un software garantisca affidabilità in questo ambito.

Da considerare infine che alcune norme sono derogabili e altre inderogabili: un ulteriore limite dell’Intelligenza artificiale riguarda proprio la capacità di distinguerle.

Se una norma è inderogabile, qualsiasi clausola contraria è priva di valore. Se una norma è derogabile, le parti possono concordare diversamente da quanto stabilito dalla legge.

Dunque, come si capisce se una norma è derogabile o inderogabile? Leggendo il testo. Ad esempio, la legge stabilisce che la durata minima di un contratto di locazione commerciale è pari a sei anni, in questo caso la norma è inderogabile. Di conseguenza, qualsiasi clausola che preveda una durata inferiore, ad esempio 2 anni, viene automaticamente sostituita dalla durata legale ed è come se avessimo scritto 6 anni sul contratto. Se la legge, invece, stabilisse che la durata minima di un contratto di locazione commerciale sia pari a 6 anni, salvo diverso accordo delle parti, allora la norma sarebbe derogabile.

L’AI riconosce la differenza tra clausole derogabili e inderogabili solo se le viene posta una domanda molto precisa e ciò avviene a condizione che l’utente conosca molto bene la normativa di riferimento. Se, ad esempio, si chiede in modo generico di predisporre un contratto di locazione commerciale della durata di 2 anni, il sistema lo genererà senza sollevare alcuna obiezione, pur trattandosi di una clausola contraria alla legge. Si consideri, infatti, che l’art. 36 della Legge 392/1978 stabilisce una disciplina inderogabile in materia di contratti di locazione, prevedendo una durata minima di sei anni.  Tale legge è chiara e abbastanza conosciuta; tuttavia, molte disposizioni legislative non sono così lineari. Spesso risultano complesse, modificate nel tempo, integrate con rimandi a leggi speciali, collegate a norme di attuazione o decreti ministeriali o direttoriali.

A cura di Egidio Veronesi