Collegamento Pos e registratore di cassa

Occorrerà attendere ancora una decina di giorni affinchè sia resa accessibile la procedura di abbinamento tra strumenti di pagamento elettronico e registratori telematici (POS-RT), prevista per i primi giorni di marzo 2026.

Intanto l’Agenzia delle Entrate ha emanato una guida operativa per gestire il nuovo adempimento pubblicata sul sito il 19/2/2026.  

L’Agenzia ricorda che è soggetto all’obbligo di collegamento chi dispone di un registratore telematico per l’emissione degli scontrini fiscali e di un POS. 

Resta esonerato da questo nuovo obbligo: 

• chi emette solo fatture;
• chi gestisce solo  distributori automatici (vending machine), vendita di carburante, ricarica di veicoli elettrici e generi di monopolio, 

indipendentemente dal fatto che incassi con moneta elettronica.

Le attività che gestiscono incassi promiscui, cioè utilizzano lo stesso POS sia per operazioni esonerate sia per vendite soggette a scontrino, avranno l’obbligo di collegamento. Solo nel caso in cui un terminale sia dedicato in via esclusiva alle operazioni esonerate, l’esercente può dichiararlo come tale in piattaforma, a condizione che non venga mai impiegato per incassi soggetti a certificazione commerciale ordinaria.

Attenzione: dallo scontrino dovrà risultare la modalità con cui è avvenuto il pagamento (contanti, ticket, elettronico) in quanto l’esercente è tenuto a indicare la modalità di incasso del corrispettivo tramite le funzioni già in uso sulla cassa.

L’errata o incompleta registrazione è sanzionata dal 1° gennaio 2026, se la violazione non ha inciso sulla corretta liquidazione del tributo, con 100 euro per ciascuna trasmissione entro il limite massimo di 1000 euro per ciascun trimestre.

Il collegamento tra registratore e POS sarà esclusivamente informatico e non fisico.

L’adempimento consiste in una comunicazione da effettuare nella propria area riservata del portale web “Fatture e Corrispettivi” accedendo alla nuova funzionalità “Gestione collegamenti”.

Ogni esercente si troverà caricato in quest’area l’elenco delle matricole dei Registratori Telematici e i dati dei Pos che risultano attivati a suo nome nel mese di riferimento, sulla base delle informazioni trasmesse all’Agenzia dagli operatori finanziari. Per ciascun collegamento si dovrà selezionare, dall’elenco delle matricole degli RT attivi nel mese di riferimento, il registratore e successivamente il Pos da collegare, indicando infine anche l’indirizzo dell’unità locale.

Per completare l’associazione telematica, occorre distinguere gli strumenti utilizzati:

• per i dispositivi fisici (inclusi i terminali tradizionali e i SoftPos su smartphone), l’esercente deve comunicare il terminal ID unitamente ai dati dell’operatore finanziario che lo gestisce;
• per i POS virtuali (sistemi per autorizzare pagamenti online), è sufficiente indicare il codice fiscale e la denominazione dell’operatore finanziario che lo gestisce;
• per i Server RT che gestiscono punti cassa multipli, i POS vanno abbinati unicamente alle matricole dei server e non alle singole postazioni;
• per chi emette scontrini tramite la procedura web “Documento Commerciale online”, l’associazione del POS va effettuata direttamente all’interno dell’applicativo stesso.

Il collegamento può essere inoltre multiplo: un singolo Pos può essere collegato a più Registratori Telematici o, al contrario, più Pos possono essere collegati ad un singolo registratore telematico.

Per i dispositivi POS già attivi dal 2025 o attivati nel mese di gennaio 2026 la disponibilità della procedura è prevista per i primi giorni di marzo 2026 e si avrà tempo 45 giorni per completarla (quindi fino a metà aprile almeno).

Per i dispositivi POS attivati da febbraio in poi o per le variazioni successive, la comunicazione dovrà essere effettuata tra il sesto e l’ultimo giorno del secondo mese successivo all’evento.

Attenzione: con la stessa tempistica e la stessa modalità dovrà essere comunicata anche la dismissione di terminali POS.

La Guida dell’Agenzia contiene suggerimenti specifici per le attività svolte con più punti vendita.

Ricordiamo a tutti i clienti dello Studio che, quando diventerà disponibile la procedura di abbinamento, sarà nostra cura contattarli per chiarire se intendono provvedere in autonomia o viceversa se preferiscono delegarci all’operazione.

A cura di Franco Meletti