Intelligenza artificiale in azienda: da dove partire per usarla davvero

Negli ultimi anni si parla sempre più spesso di Intelligenza artificiale (IA o AI in inglese) e delle sue numerose applicazioni nei contesti professionali. Tuttavia, le domande che si pongono molti imprenditori sono le seguenti: come può aiutarmi l’Intelligenza artificiale nella gestione quotidiana della mia impresa? Quale supporto può darmi nella pianificazione del futuro aziendale?

La riposta non è semplice: ogni giorno nascono applicativi basati sull’IA che vengono proposti in modo sempre più diffuso e con promesse spesso entusiasmanti. Si tratta di un mercato in rapida espansione, nel quale in tanti si stanno lanciando (o buttando) come se si trattasse di un nuovo “Eldorado”. In parte lo è, perché l’IA rappresenta una piccola rivoluzione tecnologica, paragonabile a quella introdotta dal personal computer o dallo smartphone.

Contrariamente a quanto si tende a credere, l’Intelligenza artificiale non è una scoperta recente: gli studi su algoritmi generativi risalgono a qualche decennio fa ed ora, siamo entrati nella fase della prima maturità e dell’accesso alle sue funzionalità da parte del grande pubblico.

Un fenomeno analogo avvenne per i computer: nati negli anni 20 del secolo scorso, divennero strumenti realmente accessibili solo a partire dagli anni 80.

Nei prossimi articoli analizzeremo le principali applicazioni pratiche dell’IA in azienda, con particolare attenzione agli strumenti che possono realmente migliorare l’efficienza gestionale.

In questo primo approfondimento, in particolare, ci concentreremo sulle applicazioni dell’IA in campo contabile, ovvero sulla capacità dell’IA di aiutare gli impiegati amministrativi nell’eseguire le operazioni di routine.

Esistono numerosi applicativi spesso collegati ai gestionali aziendali che vengono utilizzati per automatizzare le operazioni di routine. Grazie alla progressiva standardizzazione dei documenti contabili – a partire dalla fattura elettronica che ha un tracciato standard e quindi facilmente leggibile da un programma -, è possibile sviluppare sistemi capaci di leggere, interpretare e registrare i documenti in modo automatico.

Tra le applicazioni più interessanti vi sono i sistemi capaci di registrare automaticamente le fatture e di predire i conti di imputazione (scegliendo dal piano dei conti aziendale), riducendo così drasticamente i tempi di lavorazione e gli errori umani.

Grazie a modelli di machine learning, questi sistemi analizzano il contenuto delle fatture elettroniche — descrizioni, codici IVA, importi, fornitori — e sono in grado di proporre in tempo reale la corretta registrazione contabile. Con l’uso continuo, l’algoritmo impara dalle scelte dell’operatore e diventa sempre più preciso, fino ad automatizzare la maggior parte delle operazioni ripetitive.

L’impatto è duplice: da un lato si velocizza il lavoro amministrativo, liberando risorse preziose; dall’altro si ottengono dati più accurati e aggiornati, che migliorano l’analisi gestionale e la pianificazione finanziaria.

Un’altra applicazione dell’Intelligenza artificiale in ambito contabile riguarda la registrazione automatica delle movimentazioni bancarie.

Grazie all’integrazione tra i gestionali aziendali e gli estratti conto digitali o i sistemi di home banking, gli algoritmi di IA sono in grado di leggere e interpretare in modo intelligente le operazioni bancarie — bonifici, incassi, pagamenti, addebiti, carte di credito — e di associare automaticamente ciascun movimento al relativo conto contabile o cliente/fornitore.

Il sistema, anche in questo caso, apprende progressivamente dalle scelte effettuate dagli operatori, riconoscendo pattern ricorrenti come il mittente, la causale o l’importo. Dopo un breve periodo di “training”, è in grado di proporre registrazioni con un grado di precisione molto elevato.

L’uso dell’Intelligenza artificiale per la riconciliazione bancaria automatica consente quindi di trasformare un processo molto oneroso e ripetitivo in semplici operazioni di controllo della quadratura (riconciliazione) a fine mese o eventualmente in poche registrazioni dei movimenti che il sistema non riesce ad acquisire.

Nel prossimo articolo parleremo di come utilizzare l’IA come una “segretaria virtuale” veloce ed efficiente.

A cura di Egidio Veronesi