Cos’è il ciclo passivo
Il ciclo passivo in un’azienda è l’insieme dei processi e dei passaggi (workflow) che si instaurano tra l’azienda e i propri fornitori per arrivare poi al magazzino. Se il ciclo attivo determina delle entrate, il ciclo passivo determina invece delle uscite economiche per l’azienda (ad esempio, per pagare i fornitori).
Le attività amministrative preliminari del ciclo passivo sono:
- Gestione dell’anagrafica dei fornitori;
- Registrazione dei documenti che legano l’azienda al fornitore (gli ordini di acquisto).
Le fasi del ciclo passivo
Possiamo anche definire il ciclo passivo come il processo attraverso il quale l’impresa acquisisce i fattori produttivi (per es. materie prime, materiali di consumo, servizi ecc.), che vengono poi utilizzati nel ciclo produttivo per realizzare i propri prodotti e servizi. Si parte dalla valutazione dell’acquisto e si finisce con il pagamento. Le fasi che compongono il ciclo passivo sono:
- Determinazione della merce o servizio da acquistare e relativa quantità;
- Richiesta offerte dai fornitori selezionati;
- Scelta dell’offerta e ordine al fornitore;
- Ricezione della merce o del servizio e controllo con l’ordine d’acquisto;
- Controllo e registrazione fattura;
- Pagamento alla scadenza della merce.
Riportiamo di seguito un esempio di flusso operativo del ciclo passivo.
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La formalizzazione delle attività sopraelencate, con individuazione delle persone responsabili di ogni passaggio, permette di dare chiarezza ai processi aziendali e di risolvere prontamente eventuali problemi questo perché viene individuato subito il responsabile che dovrà intervenire. La mancata formalizzazione del processo e la poca chiarezza nei ruoli e responsabilità delle persone coinvolte determina i classici “scaricabarile” ogniqualvolta si profila una qualche responsabilità.
A cura di Egidio Veronesi
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