Controllo delle performance aziendali tramite Report

Il controllo delle performance aziendali tramite adeguati Report è essenziale per monitorare la propria azienda e in particolare alcuni aspetti quali: 

• andamento economico costi e ricavi; 

• sviluppo del business; 

• posizionamento sul mercato; 

• efficienza dei processi produttivi; 

• situazione finanziaria. 

Questi elementi sono solamente alcuni esempi di dati che dovrebbero essere costantemente monitorati dall’imprenditore tramite Report periodici, in modo che lo stesso abbia sotto controllo la propria azienda. 

Un Report ben strutturato fornisce una visione chiara delle attività aziendali, dei risultati ottenuti e delle aree che necessitano di attenzione. 

Ma cosa si intende esattamente per Report aziendale e in cosa consiste?

Un Report aziendale è un documento che raccoglie, analizza e presenta dati relativi alle diverse funzioni dell’azienda. Può riguardare vari ambiti, tra cui vendite, finanziamenti, produzione, risorse umane e marketing. La frequenza di redazione dei Report varia a seconda delle esigenze, potendo essere giornaliera, settimanale, mensile, trimestrale o annuale.

I principali tipi di Report aziendali comprendono: 

• Report Finanziari: includono bilanci, conto economico e rendiconto finanziario. Essi mostrano la salute finanziaria dell’azienda. 

• Report di Vendita: analizzano le performance delle vendite, i trend di acquisto dei clienti e l’efficacia delle strategie di marketing. 

• Report di Produzione: monitorano l’efficienza del processo produttivo, evidenziando eventuali sprechi e aree di miglioramento. 

• Report sulle Risorse Umane: valutano la gestione del personale, inclusi assunzioni, turnover e formazione.

La creazione di un Report aziendale richiede una raccolta sistematica dei dati, un’analisi approfondita e una presentazione chiara delle informazioni. Di seguito i principali passaggi del processo di creazione.

La fase iniziale consiste nella raccolta dei dati rilevanti da varie fonti aziendali. Questi dati possono provenire da sistemi ERP, CRM, strumenti di analisi finanziaria e altre piattaforme.

Una volta raccolti, i dati vengono analizzati per identificare trend, anomalie e opportunità.

La presentazione dei dati deve essere chiara e visiva: grafici, tabelle e semplici diagrammi aiutano a comunicare i risultati in modo comprensibile. È importante che il Report sia leggibile e che evidenzi i punti chiave che interessano l’imprenditore.

L’uso di Report aziendali offre numerosi benefici, tra i quali in particolare il miglioramento delle decisioni. Con dati accurati e analisi dettagliate, l’imprenditore è agevolato nel prendere decisioni più informate. 

Inoltre, i Report promuovono la trasparenza all’interno dell’azienda: i risultati, se condivisi con i responsabili di area, permettono un maggior coordinamento e una maggiore consapevolezza degli obbiettivi aziendali. Così, ad esempio, l’efficienza della produzione o l’incidenza dei costi, dovrebbe essere condivisa con i responsabili delle produzioni e degli approvvigionamenti. 

Non esiste un modello di report valido per tutte le aziende: ogni azienda necessita di Report basati sulle sue specifiche caratteristiche.  

Una piccola azienda avrà bisogno di Report semplificati che contengano ad esempio: andamento dei ricavi del periodo e confronto con il periodo precedente; andamento dei costi nel medesimo periodo; utile e marginalità del periodo; situazione bancaria alla data di chiusura del periodo e posizione finanziaria netta alla stessa data. Con questi dati, se rilevati ad esempio trimestralmente, sarà possibile capire l’andamento del business, la creazione di marginalità e valore e l’andamento finanziario. Di conseguenza l’imprenditore, difficilmente, si troverà nella condizione di essere sommerso di debiti senza essersene accorto in tempo (situazione che, purtroppo, spesso accade). 

Ecco l’esempio di un semplice report per una piccola azienda:

Un’azienda più grande avrà necessità di Report più articolati perché ha interesse, ad esempio, a conoscere l’andamento di taluni costi o l’incidenza in percentuale di determinati fattori della produzione.   

Un’azienda commerciale avrà necessità di un Report che rilevi elementi diversi rispetto ad una azienda industriale.

Anche la periodicità del Report può variare: può essere sufficiente un buon Report trimestrale anziché uno mensile che difficilmente evidenzia variazioni rilevanti rispetto al periodo precedente, come invece fa, con maggiore efficacia, un Report trimestrale.

La prima cosa da fare quindi, per il buon imprenditore, è farsi assistere dal proprio professionista di fiducia e insieme definire come strutturare un Report chiaro, semplice ed efficace. Una volta definito il modello, il Report dovrà essere redatto con la cadenza programmata e successivamente esaminato e commentato con il consulente di fiducia.

A cura di Egidio Veronesi