La Spending Review, con particolare attenzione ai costi fissi aziendali, è essenziale per garantire la sostenibilità economica di un’azienda.

Caratteristiche dei costi fissi

I costi fissi sono le spese che un’azienda deve sostenere indipendentemente dal livello di produzione o dalle vendite: rimangono costanti su base mensile o annuale e non variano con le attività operative dell’azienda. Tra questi rientrano le spese per l’affitto, i salari dei dipendenti permanenti, le bollette per le utenze come l’energia elettrica e il riscaldamento, i costi di manutenzione periodica delle attrezzature o le assicurazioni.

In caso di produzione nulla, tali costi devono comunque essere sostenuti: a fine esercizio si avrebbe una perdita pari alla somma dei costi fissi.

Sebbene alcune spese siano generalmente considerate fisse, è possibile individuare margini di flessibilità. Il costo del personale, ad esempio, può essere ritenuto fisso solo in parte, poiché dipende dal livello di flessibilità dell’organico. Nell’ipotesi di produzione pari a zero, l’azienda potrebbe ridurre il personale o ricorrere alla cassa integrazione, ma ciò non sarebbe possibile per alcune figure come il personale amministrativo. Di conseguenza, il costo del personale rappresenta un costo fisso solo in parte. Se l’azienda optasse per il lavoro interinale, tale costo risulterebbe ancora più flessibile.

Costante monitoraggio dei costi fissi

Comprendere e monitorare i costi fissi è essenziale per una corretta gestione dell’azienda; un’analisi accurata di queste spese può aiutare a individuare aree di possibile risparmio e a implementare strategie di ottimizzazione delle risorse. Vediamo insieme i principali passi da seguire.

Analisi e mappatura dei costi

Il primo passo consiste nell’analizzare i costi fissi sostenuti dall’azienda negli ultimi 12 mesi e confrontarli con quelli dei dodici mesi precedenti (mese per mese) in modo da evidenziare le variazioni più significative.

Dopo aver effettuato questa mappatura, si possono suddividere per categoria (es. personale, affitti, servizi, manutenzione), individuando le aree di maggior incidenza e identificando i costi non essenziali o ridondanti, ossia quelli sostenuti in misura eccessiva rispetto alle reali necessità aziendali.

Identificazione dei costi più impattanti

È opportuno focalizzarsi sui 5 costi fissi più rilevanti per l’azienda, valutando se sia possibile ridurli senza compromettere la qualità dei prodotti o dei servizi offerti.

Per ciascuna voce di spesa, è consigliabile coinvolgere e confrontarsi con i relativi responsabili, per individuare strategie di ottimizzazione. Ad esempio, le spese per corsi di formazione possono essere discusse con i responsabili del reparto a cui fanno riferimento le persone che ne usufruiscono.

Per alcuni costi può essere utile richiedere preventivi a più fornitori per confrontare le offerte disponibili. Ciò vale, ad esempio, per servizi come le pulizie aziendali, la manutenzione degli impianti o le forniture energetiche. Tuttavia, occorre fare attenzione: un fornitore più economico potrebbe non garantire lo stesso livello di qualità nei beni o servizi forniti. Una scelta basata solo sul prezzo più basso potrebbe comportare inefficienze o problemi operativi.

Strategie per la riduzione dei costi fissi

Dopo aver individuato le aree di intervento, è possibile applicare diverse strategie per ridurre i costi, senza compromettere la qualità del lavoro e i servizi aziendali.

Rinegoziazione dei contratti 

  • rivedere i canoni d’affitto, valutando spazi più piccoli o la possibilità di implementare il lavoro ibrido; 
  • cercare fornitori con offerte più competitive e negoziare condizioni migliori; 
  • consolidare gli acquisti per ottenere sconti maggiori. 

Ottimizzazione delle risorse umane 

  • valutare l’organico e ridistribuire i carichi di lavoro per migliorare l’efficienza; 
  • formare il personale per aumentare la produttività. 

Riduzione dei consumi energetici 

  • investire in tecnologie efficienti a basso consumo come illuminazione LED o sistemi di climatizzazione smart; 
  • promuovere pratiche di risparmio energetico tra i dipendenti, ad esempio spegnendo i dispositivi inutilizzati. 

Digitalizzazione dei processi

  • passare a soluzioni cloud per ridurre i costi di gestione IT e di archiviazione documentale. 

Outsourcing di alcuni servizi

  • delegare attività non strategiche, che non rientrano nel core business aziendale, a fornitori esterni per ridurre i costi fissi interni.

Errori da evitare nella Spending Review

Per garantire l’efficacia della revisione dei costi, è fondamentale evitare alcuni errori comuni, tra cui:

  • Tagli indiscriminati: occorre evitare di ridurre i costi in modo drastico, senza valutare l’impatto sulla qualità dei servizi offerti o sul morale dei dipendenti.
  • Mancanza di pianificazione: una Spending Review richiede tempo e analisi approfondite.
  • Ignorare il lungo termine: concentrarsi solo sul breve termine può compromettere la crescita futura.

Conclusioni

Il controllo dei costi fissi è essenziale per garantire la sostenibilità aziendale, ma deve essere fatto in modo strategico e ponderato.  La Spending Review non rappresenta solamente un taglio alle spese, ma un’opportunità per ripensare l’azienda in modo più efficiente e innovativo. La cultura del risparmio e dell’efficienza deve essere diffusa a ogni livello aziendale, per ottenere risultati sostenibili nel lungo periodo.

A cura di Egidio Veronesi